Comment économiser plusieurs millions par année sans couper des emplois?

« De simples changements au niveau des communications pendant leurs réunions pourraient permettre à Citigroup d’économiser 47 millions $ chaque année alors qu’une petite entreprise économiserait plus de 85 000 $ par année. »

Mais quel est le rapport avec PowerPoint? Beaucoup plus que vous pourriez l’imaginer! L’article qui suit est une gracieuseté de mon confrère Dave Paradi qui m’a gentiment autorisé sa traduction et son adaptation. Raison de plus pour améliorer vos compétences en PowerPoint afin d’arrêter de présenter et commencer à communiquer!

Prétendre faire économiser 47 millions $ par année à Citigroup est une affirmation assez téméraire, particulièrement si aucune coupure d’emplois n’est impliquée. Comment cela peut-il se faire? En améliorant la communication lors de réunions déjà en cours et en réduisant les pertes du précieux temps accordé aux employés chaque jour. Des statistiques sont là pour le prouver.

Selon des statistiques de Microsoft en 2005, le travailleur américain moyen passait 5,5 heures par semaine en réunions et a l’impression que 71 % de ces réunions ne sont pas productives. De plus en plus de réunions comportent des présentations PowerPoint comme moyen de communiquer l’information alors les mauvaises présentations contribuent à cette perte de temps. Si on assume que 50 % des réunions impliquent une présentation PowerPoint et que ces réunions sont considérées de la même manière en termes de manque de productivité, alors le coût annuel de cette perte de temps, pour un professionnel ou un directeur qui gagne 60 000 $ par année, sera d’un peu plus de 2 928 $.

Citigroup est l’une des plus grandes corporations des États-Unis et du monde qui emploie, partout dans le monde, 325 000 personnes. Afin de créer un exemple de la vraie vie, utilisons les données du personnel de Citigroup pour 2006 où on dénombre 53 642 professionnels ou employés de direction aux États-Unis. En faisant le calcul, on obtient plus de 157 millions $ en perte de temps chaque année si on assume qu’ils travaillent de la même manière que les 38 000 personnes impliquées dans l’étude de Microsoft.

Si Citigroup pouvait réduire le pourcentage de réunions non-productives à 50 % – signifiant que les gens perdent seulement la moitié de leur temps passé dans des réunions avec des présentations, l’entreprise pourrait économiser plus de 47 millions $ de pertes de temps annuellement. Un objectif de 50 % de réunions non-productives peut sembler peu, mais cela serait une amélioration énorme comparée à ce que les entreprises vivent actuellement. Sans compter que cette économie de 47 millions $ représente uniquement les réunions qui comportent des présentations tout en n’assumant pas que les autres types de réunions s’améliorent.

Comment n’importe quelle entreprise peut améliorer la communication pendant les réunions qui impliquent des présentations?

Voici 4 moyens:

1. Prenez plus de temps pour planifier ce qui sera dit.

Trop souvent les présentations sont le résultat d’un “vidage de cerveau” du présentateur. Si les présentateurs investissaient du temps à planifier ce qu’ils doivent dire, le message serait plus clair et fort probablement plus court.

2. Pensez davantage à votre auditoire.

La présentation doit être pour leur bénéfice à eux, pas le vôtre. Une présentation orientée vers les besoins de l’auditoire permettra de réduire l’information qu’ils n’ont pas besoin d’entendre tout en améliorant la prise de décision et l’action.

3. Créez des éléments visuels qui communiquent le message.

Le plus gros défaut des présentations PowerPoint est qu’il est trop facile de créer des diapositives entières de listes à puces interminables. Vous devez penser de façon plus visuelle en créant des graphiques, des diagrammes, des tableaux et des images qui vous permettent d’y ajouter vos commentaires et explications afin de communiqué votre message.

4. Ayez une conversation au lieu d’une conférence ou un cours magistral.

Trop de gens lisent chacune de leurs diapositives sans jamais rendre le contenu attrayant pour aucune personne de leur auditoire. Les présentations devraient engager votre auditoire à discuter de l’information et des prochaines étapes. Les présentateurs doivent pratiquer davantage afin d’être entièrement confortables avec leur message et être libres de proposer des exemples, des histoires et l’interaction qui mène à de meilleurs résultats.

Ces économies ne sont pas uniquement disponibles à Citigroup. Votre entreprise n’est peut-être pas aussi grosse et vous croyez que les économies ne seront pas aussi significatives. Toutefois, si votre organisation est composée de 100 professionnels et directeurs vous pourriez économiser 86 625 $, une somme très significative pour n’importe quelle entreprise.

Encore trop d’entreprises manquent l’opportunité de réduire les pertes de temps et continuent de contribuer au stress, au déséquilibre travail-famille et la faible productivité de leurs employés.

Faites des changements dans votre groupe de travail dès aujourd’hui. Commencez à mieux communiquer dans vos réunions et voyez les résultats étonnants que vous pourrez atteindre.

©MMVII Dave Paradi

Dave Paradi aide les présentateurs à utiliser les visuels PowerPoint de façon stratégique afin d’améliorer leurs présentations. Il est également co-auteur de Guide to PowerPoint de Prentice Hall et auteur de The Visual Slide Revolution. Plusieurs ressources et articles (en anglais) sont disponibles sur son site web au www.thinkoutsidetheslide.com/

Chantal Bossé
Chantal Bossé
Chantal Bossé est auteure, blogueuse, formatrice et spécialiste en présentations et communications visuelles depuis plus de 20 ans. Depuis 2013, elle est l’une des 13 personnes en Amérique du Nord à avoir reçu la reconnaissance Microsoft® PowerPoint MVP (Most Valuable Professional) dont la première et seule femme francophone.