Voici une traduction de l’article écrit par mon confrère Geetesh Bajaj de Indezine.
Creating Gigantic PowerPoint Decks: Conversation with Chantal Bossé
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Chantal Bossé a été initiée à PowerPoint alors qu’elle effectuait de la conception de matériel de cours au milieu des années 90. Convaincue qu’il y existait une meilleure façon de présenter, elle a fondé CHABOS en 2004 et elle est devenue une spécialiste en présentations et communication visuelles. Elle aide les entrepreneurs, les conférenciers et les formateurs à améliorer l’impact de leurs présentations en ayant un message clair, des éléments visuels exceptionnels et une performance mémorable, que ce soit en français ou en anglais. Chantal a été une conférencière dans plusieurs événements corporatifs ainsi que dans quelques webinaires internationaux. Elle est également accompagnatrice pour les conférenciers pour TEDxQuébec.
Dans cette entrevue, Chantal aborde les avantages de créer des fichiers de présentations interactives volumineux et structurés pour s’adapter à différents auditoires.
Geetesh: Des tonnes de diapositives, plusieurs photos et une abondance de texte ainsi que les nombreux hyperliens et les diaporamas personnalisés. Ce type de présentation demande énormément. Combien de temps consacres-tu en général pour créer et tester des présentations interactives?
Chantal: Pour ce projet, le client m’a approché avec toutes ses diapositives déjà créées, alors, je n’ai pas vraiment de statistiques concernant le temps de création de cette présentation contenant 300 diapositives. Je voudrais également ajouter que sur ces diapos, il y avait beaucoup de texte, TROP de texte, mais c’est ça une autre histoire. 🙂
Leur demande était d’obtenir une bibliothèque de diapositives de laquelle les médecins pourraient sélectionner les diapositives selon leurs besoins, mais ils désiraient également avoir le contrôle sur le contenu qui serait présenté pour un type d’auditoire. Tous les utilisateurs avaient accès à PowerPoint et étaient familiers avec l’outil, je leur ai enseigné comment se servir des hyperliens et des Diaporama Personnalisés disponibles dans PowerPoint. Nous avons effectué quelques appels-conférences afin de déterminer leurs besoins concernant la navigation et ensuite, j’ai fait l’ébauche du tableau de bord principal et secondaire. Ils m’ont avisé des groupes de diapositives qui devaient être créés afin qu’une fois dans l’outil final, il serait facile de choisir un sujet et la longueur de la présentation.
Au total, j’ai consacré 42 heures à ce projet : concept de navigation (17 tableaux de bord), hyperliens standards, création de diaporamas personnalisés (39 au total), création des vignettes des diapositives (297 au total!) et ajout de conseils pour les aider dans la navigation et toute l’étape de test. Cela incluait également de petits trucs lors de la formation pour les aider à créer des Diaporamas personnalisés et comment éviter les pièges habituels dans ce processus. Juste une petite note à ce sujet, à un moment durant ce projet, je me suis demandée si je n’allais pas faire planter PowerPoint à cause de l’ampleur de ce projet, mais les tests ont été concluants et les clients l’utilisent sans aucun problème depuis près d’un an déjà.
Plusieurs peuvent penser que c’est beaucoup de temps et d’argent d’investi, mais cet investissement leur a permis d’éviter de payer des frais supplémentaires pour un service de bibliothèque de diapositives qui ne convenait pas à leurs besoins tout en gardant le temps de formation au minimum pour tous leurs utilisateurs.
Selon la complexité de la navigation, le nombre de diapositives et le besoin d’avoir une section avec toutes les miniatures des diapositives, les gens peuvent s’attendre à y passer entre 15 et 20 heures. Mais ils devraient voir ce type de projet comme un investissement, et non comme une dépense, parce que cela leur permet de réduire à long terme les coûts de conception et de mise à jour. Cela leur procurera des résultats incroyables avec leurs auditoires quand les formateurs auront pris le temps de se familiariser avec le nouveau système de navigation.
Geetesh: Concernant la création d’une seule présentation volumineuse capable de s’adapter à plusieurs types d’auditoires, quels sont les avantages que tu vois pour les présentateurs et les concepteurs comparativement au fait de créer plusieurs fichiers de présentation plus petits?
Chantal: Pour les présentateurs, avoir tout le contenu dans un seul fichier leur assure qu’ils peuvent répondre à tous les types d’auditoires à tous les coups. Peut-être auront-ils une demande pour former sur le Sujet A pour une durée de 60 minutes, mais ils réalisent que les gens dans l’auditoire demandent des questions importantes qui se trouvent dans une autre section. Avec la structure de ces présentations, ils sont à quelques clics de leur contenu. Adapter le contenu sur mesure en fonction de l’auditoire est une excellente façon d’obtenir de meilleurs résultats, que l’on soit dans un environnement de formation ou bien dans le domaine de ventes. C’est la différence entre répondre à la question avec des mots ou bien de dire : « Laissez-moi vous montrer ce dont je veux vous parler. »
J’aurais pu utiliser des liens vers des fichiers de présentation plus petits à partir d’une présentation principale, mais cela aurait pavé la voie vers du contenu manquant. Les fichiers liés doivent se retrouver ensemble en tout temps, et j’ai vu trop de gens copier la présentation principale uniquement… avec des résultats désastreux devant leur auditoire tout simplement parce que le contenu externe n’était plus disponible.
Également, les concepteurs peuvent grandement bénéficier de la méthode un-énorme-fichier-de-présentation, particulièrement dans le cas de ce client. Certaines des diapositives étaient réutilisées dans plusieurs sessions de formation. Si j’avais utilisé plusieurs petits fichiers de présentation, nous aurions obtenu plusieurs copies de la même diapositive dans plusieurs fichiers différents. Quand nous savons à quelle vitesse les informations médicales ont besoin d’être mises à jour (OK, presque toutes les informations), le client aurait perdu une quantité astronomique de temps pour les mises à jour. Ce qui arrive généralement lorsque les clients ont la même diapositive dans plusieurs présentations, c’est qu’ils perdent le contrôle sur les mises à jour et ils se retrouvent avec du contenu de qualité inférieure.
Curieux d’en apprendre davantage sur cette méthode? Contactez-nous pour une démonstration et pour discuter de vos besoins.
