Des présentations flexibles pour laisser l’auditoire choisir son aventure!

Il vous est déjà arrivé de réaliser avoir été mal informé au sujet de votre auditoire? Ou encore, d’avoir « l’agréable » surprise de vous faire dire par l’organisateur que votre présentation est écourtée à cause des retards dans l’horaire? C’est pour ces situations que vous devriez concevoir des présentations flexibles pour laisser l’auditoire choisir son aventure!

Des présentations flexibles, c’est quoi au juste?

Avoir la possibilité d’adapter votre discours aux besoins de l’auditoire, ou simplement éviter de montrer du contenu car vous manquez de temps, peut avoir un grand impact sur comment votre auditoire appréciera votre performance. Mais pour y arriver vous devez être conscient d’une étape très importante: la planification de votre contenu. Pour avoir du succès avec des présentations flexibles et interactives, vous devez structurer votre contenu en petits modules ou sections.

À titre d’exemple, voici une image de mon contenu de formation conçu en 2006, puis adapté au fil des années. Il comporte 8 sections de contenu identifiées par leur nom sur lequel il suffit de cliquer pour accéder à la première diapositive de la section. Je peux livrer le contenu de chaque section de façon linéaire, ou simplement de choisir le contenu pertinent en cliquant une miniature de contenu dans le rectangle inférieur gauche.

Diapositive PowerPoint affichant des éléments de navigation

Ce type de contenu a déjà sauvé la mise avec un groupe en formation! Il y a environ 10 ans, le propriétaire d’une agence de communication & design m’avait demandé de former ses graphistes sur comment concevoir de meilleures présentations pour leurs clients. Je savais que certaines parties de mon contenu habituel ne seraient vues que brièvement. Mais lorsque j’ai accueilli l’équipe après être installée dans leur salle, j’ai réalisé que très peu d’entre eux voulaient être assis en formation cette journée-là. Je suppose qu’ils pensaient que je ne pourrais rien leur apprendre de nouveau, étant tous des graphistes. J’ai débuté ma formation normalement, en mode diaporama, afin qu’ils me voient traiter quelques sujets. Lorsque j’ai eu le sentiment que je perdrais leur attention si je continuais, je suis sortie du mode diaporama afin qu’ils réalisent que tout ce que je leur montrais avait été conçu uniquement dans PowerPoint. À ce jour, je n’ai jamais vu l’attention d’un groupe changer si rapidement! Après ce petit truc, nous avons pu retourner à la formation normale en plus d’adresser les questions qu’ils pouvaient avoir pour leur travail.

Quelles fonctions sont utilisées pour concevoir du contenu flexible et interactif?

Bien des gens ne réalisent pas que PowerPoint possèdent des fonctions bien intéressantes depuis… Office97! Je vous l’accorde, à cette époque les fonctions les plus géniales étaient souvent cachées dans une très longue série de sous-menus, les rendant bien difficile à trouver. Mais avec l’évolution de la suite Office la plupart des fonctions sont davantage visibles et pas très difficile à utiliser.

Pour concevoir du contenu plus flexible, voici 4 fonctions que vous pouvez utiliser:

  1. Hyperliens
    Vous pourriez vouloir accéder à de l’information supplémentaire pour une série de données de votre graphique. Dans un tel cas, assurez-vous que la diapositive du contenu supplémentaire est prête, puis cliquez sur la barre de l’histogramme que vous voulez rendre « cliquable ». Ensuite cliquez sur Insérer | Lien. La fenêtre Insérer un lien hypertexte vous permet de choisir différentes cibles. Dans cet exemple vous devriez choisir le bouton « Emplacement dans ce document » à gauche, puis la diapositive numéro 3, et enfin cliquez OK. Pour vous assurer de montrer la diapositive # 3 uniquement au besoin, assurez-vous de la masquer – clic-droit sur la miniature, puis Masquer.Interface PowerPoint qui montre l'ajout d'un hyperlien sur un graphique
  2. Boutons d’action
    Lorsque vous avez atteint la diapositive d’information supplémentaire, vous avez besoin d’un moyen de retourner à votre diapositive originale. C’est à ce moment que les boutons d’action sont utiles. Dans l’onglet Insérer, cliquez sur le bouton Formes: vous y trouverez plusieurs boutons au bas de cette galerie, mais pour l’exemple actuel on choisit l’icône avec une flèche recourbée puis on la dessine sur la diapositive. La fenêtre Paramètres des actions s’affiche automatiquement avec l’option Dernière diapositive choisie, il ne reste qu’à cliquer OK. Vous pouvez probablement réaliser comment le duo hyperliens et boutons d’action est puissant ensemble. Mais vous devez PLANIFIER votre contenu adéquatement pour en profiter. Réfléchissez aux sections que vous aurez besoin, ainsi qu’aux données ou contenus supplémentaires qui pourraient être utiles AVANT de concevoir votre présentation. Vous serez plus efficace et sauverez énormément de temps!Interface PowerPoint qui montre l'ajout de boutons d'action.
  3. Diaporamas personnalisés
    Si vous avez une série de diapositives supplémentaires, vous pouvez gagner du temps en utilisant la fonction des Diaporamas personnalisés avec un objet qui comporte un hyperlien. Dans l’onglet Diaporama, cliquez le bouton Diaporama personnalisé, puis le bouton Nouveau… dans la fenêtre Diaporamas personnalisé. Dans la fenêtre Définir un diaporama personnalisé vous pouvez changer le nom générique, puis cliquez les cases à cocher des diapositives à inclure. Dans notre exemple les diapositives #3, #4 et #5 ont été cochées, puis cliquer sur le bouton Ajouter au centre pour les inclure dans le diaporama personnalisé. Dernière chose à faire: cliquer OK.Interface PowerPoint qui montre les étapesde création d'un diaporama personnaliséLa dernière étape est de sélectionner l’objet qui sera utilisé pour l’hyperlien et répéter les étapes de l’exemple Hyperliens ci-dessus. Cette fois, la fenêtre Insérer un lien hypertexte aura une nouvelle section dans les emplacements: Diaporamas personnalisés. En cliquant dessus, vous verrez un aperçu de la première diapositive. Le détail très important à ne pas manquer est la case à cocher Afficher et revenir. En la cochant, dès que vous atteignez la fin des diapositives du diaporama personnalisé, vous retournerez automatiquement à la diapositive où vous étiez au départ, sans bouton d’action requis!Fenêtre Insérer un lien hypertexte de PowerPoint pour lier vers un diaporama personnalisé 
  4. Zoom (pour les utilisateurs de O365 seulement, ou ceux qui passeront à Office 2019 plus tard cette année)
    Toutes les fonctions précédentes sont disponibles pour les utilisateurs de Office 2016 et les versions précédentes pour créer de la flexibilité et de l’interactivité dans leurs présentations. Mais pour les abonnés de O365, ou pour ceux qui migreront vers Office 2019 d’ici la fin de cette année, vous avez accès à la fonction géniale Zoom qui permet de faire sensiblement la même chose en seulement quelques clics! En utilisant les même diapositives d’exemple, vous verrez comment tout se fait rapidement. Dans l’onglet Insérer, cliquez sur le bouton Zoom pour voir la liste des différents zoom que vous pouvez utiliser. Si vous utilisez déjà des sections dans votre fichier de présentation, vous pourriez créer un Zoom de section. Le Zoom de diapositive accomplit sensiblement la même tâche que l’utilisation des hyperliens et boutons d’action décrite plus haut. Créons un Zoom de résumé. Vous aurez la fenêtre Insertion d’un zoom de résumé qui vous permet de choisir la diapositive au début d’une section (vous choisissez une ou plusieurs, selon vos besoins). Cliquez le bouton Insérer.Interface PowerPoint qui montre l'ajout d'un Zoom de résuméPowerPoint crée pour vous une nouvelle diapositive de début qui contient une miniature avec hyperlien pour chacune des sections. Vous remarquerez également dans le volet de gauche que des sections ont été automatiquement créées pour vous. En mode diaporama, vous avez uniquement à cliquer sur l’une des miniatures dans l’ordre de votre choix. Vous revenez automatiquement à ce résumé à la fin de chacune des sections. Comme vous pouvez le constater, beaucoup de « travail de cliquage » est automatisé avec la fonction Zoom.Interface PowerPoint qui montre la diapositive Zoom de résumé

Pourquoi devriez-vous considérer du contenu flexible et interactif?

Être capable de s’adapter aux besoins de votre auditoire est TRÈS puissant. Imaginez comment VOUS vous sentez lorsque quelqu’un s’assure que leur contenu et leur histoire soient pertinents pour vos besoins. Les gens se souviennent davantage en plus d’avoir le sentiment que leur temps passé à votre présentation était bien investi.

Utiliser des présentations flexibles et interactives donne également l’impression que vous êtes toujours en parfait contrôle. Pas seulement parce que vous pouvez adapter votre contenu, mais aussi parce que vous pouvez réduire rapidement votre contenu si vous manquez de temps ou si on a réduit la durée de votre présentation. Passez des douzaines de diapositives linéaires à la vitesse de l’éclair est inutile et frustrant pour l’auditoire. Vous êtes bien mieux de le faire avec élégance en passant à vos diapositives de conclusion rapidement.

Regrouper tout votre contenu dans un fichier de présentation interactif bien structuré peut aussi vous faire sauver beaucoup de temps et d’argent. Et si je vous disais que mon contenu de formation a été structuré de la même manière depuis les 10 dernières années? J’ai mis à jour le contenu plusieurs fois, en plus de changer la taille des diapositives et la palette de couleurs. Mais la structure est demeurée la même, me permettant d’être prête à livrer des sections pertinentes de mon contenu à de nouveaux auditoires. Ne pas devoir refaire différents fichiers de présentation à répétition permet d’économiser beaucoup de temps de conception et d’argent.

Qui peut utiliser des présentations flexibles et interactives?

Puisque je vous ai partagé des exemples de contenus de présentation, vous croyez peut-être que seuls les formateurs auraient avantage à utiliser ces fonctions, pas vrai? Mais c’est faux! Voici d’autres exemples de clients avec qui j’ai travaillés et qui ont adopté ce type de contenu de présentation:

  • Équipes de vente: elles devaient présenter à des clients potentiels très occupés du milieu hospitalier. La conception de leur matériel de vente sous forme de présentation interactive et flexible leur a permis de répondre aux questions et de montrer du contenu en quelques clics. Ces représentants avaient toujours du contenu supplémentaire disponible en cas de besoin.BÉNÉFICE: cette entreprise a augmenté ses parts de marché de façon significative en plus de faire parler d’eux comme étant l’équipe de vente efficace lors de rencontres.
  • Salons d’affaires: lorsque vos représentants sont occupés à discuter avec des visiteurs, une présentation interactive est une excellente façon de garder les nouveaux visiteurs à votre kiosque à regarder vos produits, l’information de votre compagnie ou encore vos projets à succès!BÉNÉFICE: avoir du visuel  qui capte l’attention et garde vos visiteurs plus longtemps dans votre kiosque.
  • Conférenciers/experts: Les conférenciers peuvent également bénéficier d’un contenu plus flexible et interactif. Le premier avantage est de pouvoir couper du contenu en cas de manque de temps. Je suis certaine que vus avez déjà entendu « Vous devez couper 15 minutes sur votre présentation car nous sommes en retard »! Avoir plus de contenu que ce que vous devez présenter peut aussi être un avantage: vous pouvez vous adapter plus facilement à votre auditoire si vous réalisez que le contenu que vous avez planifié n’est pas tout pertinent pour eux.BÉNÉFICE: vous êtes perçu comme un conférencier expert et de grande valeur qui s’adapte à son auditoire.

Concevoir des présentations plus flexible et interactives va bien au-delà d’avoir une bonne histoire. Cela rendra votre discours plus pertinent et aura une plus grande valeur pour votre auditoire parce que vous pouvez vous adapter à leurs besoins. Oui, vous devrez planifier davantage. Oui, vous aurez besoin de plus de temps la première fois que vous structurez et développez votre contenu. Mais au final vous gagnerez du temps si vous présentez sur une base régulière. Mais vous savez quoi? Si vous objectif est de devenir un excellent orateur, vous devrez mettre cet effort supplémentaire pour vous démarquer de tous les bons orateurs qui existent dans le monde.

Si vous avez besoin d’aide pour déterminer comment ajouter de la flexibilité dans vos présentations, contactez-nous afin de planifier un appel de découverte sans frais de 30 minutes.

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